Facility managerens ansvar for vinterberedskabet
Facility managerens vigtigste ansvar i vinterdriften er at sikre, at snerydning og glatførebekæmpelse er planlagt, prioriteret og kan sættes i gang uden forsinkelse.
Det kræver mere end en aftale med et snerydningsfirma. Der skal være taget stilling til, hvilke arealer der er vigtigst, hvornår der skal reageres, hvordan opgaven udføres, og hvem der følger op.
På en erhvervsejendom i Odense kan vintervejret påvirke alt fra medarbejdernes adgang til vareleverancer og parkering. Facility managerens opgave er derfor at gøre vinterdriften så forudsigelig som muligt.
Vinterberedskabet skal være klar, før vejret skifter
Et velfungerende vinterberedskab skal være planlagt, før der bliver varslet sne eller frost.
Hvis de vigtigste beslutninger først bliver taget, når temperaturen falder, bliver driften hurtigt afhængig af telefonopkald og enkeltstående vurderinger.
Facility manageren bør derfor på forhånd have afklaret:
- hvilke arealer der indgår i vintertjenesten
- hvilke områder der skal prioriteres
- hvem der følger vejrudviklingen
- hvad der udløser en indsats
- hvem der udfører arbejdet
- hvordan arbejdet dokumenteres
- hvad der sker ved længerevarende snefald
Det gør det muligt at reagere efter en plan frem for at starte forfra ved hver vejrhændelse.
Fastlæg et serviceniveau for ejendommen
Facility manageren bør definere, hvornår de enkelte arealer skal være ryddet og farbare.
Behovet er ikke nødvendigvis det samme over hele ejendommen.
En hovedindgang, der bruges fra tidlig morgen, kan have højere prioritet end en sekundær parkeringsplads. En varemodtagelse kan være kritisk på bestemte tidspunkter af dagen, mens andre områder kun bruges lejlighedsvis.
Det er derfor relevant at opdele ejendommen efter eksempelvis:
Høj prioritet: hovedindgange, trapper, ramper og centrale gangarealer.
Driftskritiske områder: varemodtagelse, interne køreveje, porte og adgang for servicekøretøjer.
Sekundære områder: mindre benyttede parkeringsarealer, bagindgange og gangforbindelser med begrænset trafik.
Når prioriteringen er aftalt på forhånd, ved både facility manageren og leverandøren, hvor indsatsen skal begynde.
Find ejendommens vintermæssige risikopunkter
En fysisk gennemgang af ejendommen gør det lettere at finde de steder, der kræver ekstra opmærksomhed om vinteren.
Det er ikke kun mængden af sne, der afgør risikoen.
Vand, der samler sig omkring et afløb, kan fryse til is. En rampe kan blive vanskelig at benytte ved selv et tyndt lag sne. Skyggefulde gangarealer kan forblive glatte længe efter, at andre områder er tøet op.
Facility manageren bør blandt andet se på:
- trapper og ramper
- indgangspartier
- fortove og gangstier
- interne køreveje
- parkeringspladser
- porte og varemodtagelse
- nødudgange
- områder med dårligt afløb
- steder med meget skygge
- adgang til affaldsområder
Kortlægningen kan med fordel deles med den virksomhed, der skal udføre vintertjenesten.
Hvem afgør, hvornår der skal rykkes ud?
Det skal være aftalt, hvem der overvåger vejret og træffer beslutningen om at aktivere vinterberedskabet.
Der er stor forskel på en løsning, hvor facility manageren selv bestiller hver indsats, og en løsning, hvor leverandøren følger vejret og reagerer efter aftalte kriterier.
Det sidste kan være relevant, hvis ejendommen skal være klar tidligt om morgenen, eller hvis der ikke sidder en driftsansvarlig og overvåger vejret om natten.
Aftalen kan eksempelvis tage højde for:
- forventet frost
- risiko for isslag
- varslet snefald
- snefaldets varighed
- temperatur efter regn eller tø
- behov for gentagne indsatser
Facility manageren bør kende kriterierne, også når vurderingen er lagt ud til leverandøren.
Saltlage og tørsalt løser forskellige opgaver
Saltlage er særligt relevant til forebyggende glatførebekæmpelse, mens tørsalt kan være velegnet i andre vinterforhold.
Saltlage består af salt opløst i vand. Fordi saltet allerede er opløst, kan det begynde at virke hurtigt og anvendes, før der opstår glat føre.
Tørsalt spredes som saltkorn og skal optage fugt for at gå i opløsning. Metoden kan derfor have en anden funktion afhængigt af temperatur, fugtighed og forholdene på arealet.
Facility manageren behøver ikke selv være ekspert i salttyper. Det relevante er at kunne stille leverandøren konkrete spørgsmål:
Hvilken metode bruges på ejendommen? Hvornår anvendes den? Passer den til belægningen? Og hvordan styres mængden?
På den måde bliver glatførebekæmpelsen en planlagt del af vinterdriften frem for en standardløsning.
Kravene til leverandøren bør være konkrete
En god aftale om vintertjeneste beskriver både arealer, responstid, arbejdsmetode og opfølgning.
En formulering som “snerydning på ejendommen” efterlader mange spørgsmål åbne.
Facility manageren bør blandt andet få afklaret:
- hvilke arealer aftalen omfatter
- hvilke områder der ryddes først
- hvad der udløser en udkørsel
- hvem der overvåger vejret
- om saltning er inkluderet
- om trapper og andre håndarealer indgår
- hvad der sker under længerevarende snefald
- hvor sneen skal placeres
- hvornår sne skal køres væk
- hvordan hver indsats registreres
Det gør det samtidig lettere at vurdere leverandørens arbejde gennem sæsonen.
Sådan kan Snevagten hjælpe
Snevagten kan håndtere den praktiske vintertjeneste, så facility manageren ikke skal koordinere hver enkelt udkørsel, når vejret ændrer sig.
Vinterløsningen kan planlægges ud fra ejendommens arealer, risikopunkter og behov. Herefter kan vejret overvåges, indsatsen gennemføres efter de aftalte kriterier, og arbejdet dokumenteres.
Det giver facility manageren et klart setup at følge op på gennem vinteren.
Dokumentation gør opfølgningen enklere
Facility manageren bør have adgang til dokumentation for, hvad der er udført, hvor det er udført, og hvornår det er sket.
Dokumentationen kan være vigtig af flere årsager.
Den gør det muligt at kontrollere, om leverandøren har været på adressen som aftalt. Den kan bruges ved evaluering af serviceniveauet. Og den giver et bedre grundlag, hvis der senere opstår spørgsmål til en konkret indsats.
En registrering kan blandt andet indeholde:
- dato og tidspunkt
- udført snerydning
- udført glatførebekæmpelse
- behandlede områder
- anvendt metode
- eventuelle driftsmæssige problemer
Kundeportal og partner-app sikrer fuld dokumentation af din vintertjeneste
Som facility manager opnår du fuldt overblik og klar opfølgning på den udførte glatførebekæmpelse og rydning.
Gennem vores dedikerede kundeportal og partner-app registreres arbejdet direkte på lokationen. Systemet opsamler præcise oplysninger om kørsel, tidsrum samt mængden af spredt salt på den enkelte adresse.
Dette sikrer gennemsigtighed og gør det let at verificere, at leverancen lever op til de indgåede aftaler.
Vinterberedskabet skal også fungere kl. 4 om morgenen
Facility manageren bør sikre, at vintertjenesten fungerer, selv når ingen fra den normale drift er på arbejde.
Frost kan opstå om natten, og snefald kan fortsætte gennem hele weekenden.
Derfor bør beredskabet ikke være afhængigt af, at én bestemt person ser en vejrudsigt og husker at kontakte leverandøren.
For ejendomme med tidlig aktivitet eller døgnåbent kan det være særligt vigtigt at have aftalt:
- hvem der modtager varsler
- hvem der kan iværksætte ekstra arbejde
- hvem leverandøren kontakter ved problemer
- hvordan ændringer i indsatsen godkendes
- hvad der sker, hvis vejret bliver værre end forventet
Det er den type situationer, der bør være løst i aftalen frem for midt i et snefald.
Facility manageren bør kende reglerne i Odense
På en ejendom i Odense skal vinterplanen også tage højde for de lokale grundejerforpligtelser.
Odense Kommune oplyser, at grundejere som udgangspunkt skal holde fortov og sti ved ejendommen fri for sne og håndtere glat føre. Kommunen fremhæver også indgange og trapper samt adgang til postkasse og affaldsbeholder.
Ligger ejendommen ved en privat fællesvej, er ansvaret bredere. Her oplyser Odense Kommune, at grundejeren ud for sin ejendom blandt andet har ansvar for snerydning og saltning eller grusning på kørebane, cykelsti, fortov og udvendige trapper. Ansvaret på kørebanen går som udgangspunkt til vejmidten.
De lokale regler fremgår af Odense Kommunes Vinter- og renholdelsesregulativ. Regulativet beskriver både grundejernes forpligtelser og kommunens egen vintertjeneste.
For facility manageren betyder det, at grænserne mellem ejendommens egne arealer, grundejerens forpligtelser og kommunens vintertjeneste bør være afklaret inden vinteren.
Brug vinteren til at forbedre næste sæson
Vinterberedskabet bør evalueres, når sæsonen er slut, så erfaringerne bliver brugt næste vinter.
Facility manageren kan eksempelvis gennemgå, om nogle arealer gentagne gange gav problemer, om indsatsen blev aktiveret tidligt nok, og om leverandørens scope var tydeligt.
Det kan også være relevant at se på saltforbrug, dokumentation og tilfælde, hvor sneen ikke kunne placeres som planlagt.
Små justeringer efter én sæson kan gøre næste vinter både lettere at administrere og mere forudsigelig.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er facility managerens ansvar ved snerydning?
Facility manageren har ofte det praktiske ansvar for at planlægge, koordinere og følge op på ejendommens snerydning og glatførebekæmpelse. Det juridiske ansvar afhænger af ejerforhold, vejtype og de konkrete aftaler omkring ejendommen.
Hvad bør facility manageren have på plads før vinteren?
Facility manageren bør have kortlagt kritiske arealer, fastlagt prioriteringer, defineret kriterier for udkørsel og aftalt ansvar, kontaktveje og dokumentation med vintertjenestens leverandør.
Skal facility manageren vælge mellem saltlage og tørsalt?
Facility manageren behøver ikke vælge én metode til alle situationer. Saltlage og tørsalt har forskellige egenskaber, og valget bør tilpasses vejret, underlaget og tidspunktet for behandlingen.
Hvordan følger facility manageren op på en ekstern vintertjeneste?
Facility manageren kan følge op på vintertjenesten ved at kræve dokumentation for tidspunkt, lokation og udført arbejde og sammenholde det med de arealer og serviceniveauer, der er aftalt.
Tjekliste til facility managerens vinterberedskab
- Er ejendommens kritiske vinterarealer kortlagt?
- Er områderne opdelt efter prioritet?
- Er det aftalt, hvornår der skal rykkes ud?
- Er det tydeligt, hvem der overvåger vejret?
- Er der en plan for nætter, weekender og helligdage?
- Er metode til glatførebekæmpelse afklaret?
- Er placering og eventuel bortkørsel af sne planlagt?
- Er leverandørens opgaver og ansvar beskrevet konkret?
- Kan det udførte arbejde dokumenteres?
- Er Odense Kommunes relevante regler gennemgået?
- Er der planlagt en evaluering efter vintersæsonen?